Bönig und Kallenbach oHG

Beim Aufrufen einer vorhandenen Adresse oder beim Neuanlegen ist das obere linke Feld „Kurzname" ausgewählt. Mit TAB oder RETURN können Sie zum nächsten Feld springen. Nachfolgend sind sämtliche Felder in ihrer TAB-Reihenfolge erklärt.

Kurzname

Der Kurzname ist ein zusätzlicher Suchbegriff. Wenn eine Person unter ihrem Spitznamen bekannt ist, dieser aber nicht in der Rechnung erscheinen soll, kann der Kurzname weiterhelfen. Auch bei schwer zu merkenden Namen kann hier ein leicht zu merkendes Kriterium zusätzlich eingetragen werden.

Bei einer Suche mit "Finden" oder im Bereich Kasse werden zur schnellen Identifikation nur die Felder "Kurzname", "Firma" und "Name" herangezogen.

 

Kundennummer

Diese Nummer wird automatisch generiert. Die letzte vergebene Kundennummer ist im Bereich Voreinstellungen gespeichert und wird kontinuierlich um eins erhöht. Kundennummern gelöschter Datensätze werden nicht neu vergeben.
Eine Kundennummer kann immer nur einmal existieren. Wenn Sie von Hand eine zufälligerweise schon vergebene Kundennummer hier eintragen, erscheint ein Warndialog. Auch eine fehlende Kundennummer ist eine Kundennummer, nämlich die Kundennummer <leer>. Sie sollten daher eine einmal vergebene Kundennummer nicht mehr ändern.

Die Felder „Firma" bis „PLZ/Ort" sind selbsterklärend.

 

Briefanrede

Hier kann ein freier Text eingetragen werden. In den meisten Fällen wird die Anrede „Sehr geehrter Herr X" oder „Sehr geehrte Frau Y" lauten. Es wurden daher einige Abkürzungen im Programm definiert, die Ihnen die Tipparbeit abnehmen. Bei einer weiblichen Person geben Sie ein „d", wie Dame ein und nach dem Verlassen des Feldes lautet der Inhalt „Sehr geehrte Frau" gefolgt von dem Nachnamen der Kundin.
Folgende Kürzel sind definiert:
„h" wie Herr oder „m", wie männlich ergibt: „Sehr geehrter Herr"
„d" wie Dame, „w" wie weiblich oder „f" wie Frau ergibt: „Sehr geehrte Frau"
„dh" (zwei Buchstaben) ergeben: „Sehr geehrte Damen und Herren"
Wer lieber die Maus benutzt oder auch die akademischen Titel nicht verschweigen möchte, nimmt das Klappmenü neben dem Feld.

Anrede

Dieses Feld wird im Briefkopf dem Namen vorangestellt. Lautet der Name „Meier" und die Anrede „Herr", so erscheint im Briefkopf „Herr Meier". Ist auch der Vorname bekannt, so lautet die Adresszeile „Herr Jörg Meier".
Das Feld wird bei der ersten Eingabe automatisch ausgefüllt, kann aber jederzeit überschrieben werden.

 

Kunde / Lieferant Ankreuzfeld

Durch Drücken der LEERTASTE kann das jeweilige Feld angekreuzt werden. Diese Felder dienen dem schnellen Auffinden von Kunden und Lieferanten und sind auch in der Listenansicht enthalten.

 

Telefon

Die linken Felder sind zunächst vorgegeben. Der Inhalt kann entweder durch das Klappmenü oder mit einem beliebigen Text von Hand ausgetauscht werden.

eMail

Durch Klick auf den rechts daneben befindlichen runden Knopf wird das dem Betriebssystem bekannte eMail-Programm gestartet und diese Adresse in das Empfänger-Feld eingetragen. Sie können also mit einem Mausklick eine eMail an die entsprechende Person schreiben.

 

Website

Durch Klick auf den rechts daneben befindlichen runden Knopf wird der dem Betriebssystem voreingestellte Browser gestartet und die Webseite aufgerufen.

 

Geburtsdatum

Hier können Sie ein Geburtsdatum von Kunden oder Lieferanten eintragen.

 

Warnungen / Bemerkungen

Zwei Textfelder zur freien Verfügung. In „Warnung" können Sie z.B. sehr wichtige Informationen über den Kunden speichern.

 

Merkmale

Merkmale sind kurze einzeilige Beschreibungen, die einer Karteikarte angehängt werden. Nach diesen Merkmalen kann schnell und einfach gesucht werden. Kennzeichnen Sie Ihre guten Kunden und laden Sie diese dann zum jährlichen Sommerfest ein. Das Klappmenü beginnt in der obersten Zeile immer mit dem Wort „Merkmale". Wenn Sie versehentlich das Klappmenü geöffnet haben, wählen Sie „Merkmale" beim Verlassen des Menüs aus und es wird keine Aktion durchgeführt.

Die hier sichtbaren Merkmale im Mittelteil wurden in den Voreinstellungen definiert. Wählen Sie eines oder mehrere Merkmale aus, um diese an die Karteikarte zu hängen. Zum Löschen eines Merkmals aus der Karteikarte klicken Sie in die Zeile, die gelöscht werden soll. Der Cursor muss nur an beliebiger Stelle innerhalb der Zeile blinken. Durch die Auswahl von "Löschen" wird dieses Merkmal von der Karteikarte entfernt. Der Knopf mit dem Minus-Zeichen neben dem Klappmenü hat die gleiche Funktion.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Merkmale zu definieren: Entweder in den Voreinstellungen oder hier. In den Voreinstellungen definierte Merkmale werden sofort in das Klappmenü übernommen und sind damit in allen Teilen des Programms nutzbar - hier eingegebene Merkmale nicht.

Der Auswahlpunkt "Neu" hängt zunächst nur eine leere Zeile als Merkmal an die Karteikarte. Diese leere Zeile kann danach mit einem beliebigen Text überschrieben werden. Weil dieser Text aber nur auf dieser Karteikarte verfügbar ist, kann nur eingeschränkt danach gesucht werden. Es empfiehlt sich, baldmöglichst diesen Text auch in das Klappmenü für Merkmale zu übernehmen.

Im Bereich "Voreinstellungen" unter "Merkmale" gibt es den Befehl:

Mit diesem Befehl werden sequenziell sämtliche Karteikarten durchsucht und die mit "Neu" nachträglich vergebenen Merkmale in das Klappmenü übernommen. Je nach Größe und Umfang der gesamten Kartei kann dieser Suchvorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.

Auf dem zweiten Blatt der Kundenkarteikarte befinden sich folgende Felder:

Abweichende Lieferanschrift

Die Anschrift in diesem Feld wird nur für den Lieferscheindruck benutzt. Lieferscheine können im Bereich „Kasse" gedruckt werden.

 

Bankverbindung

Hier ist Platz für die Kontonummer. Auch IBAN und BIC für Auslandszahlungen können eingegeben werden.

 

Unsere Kundennummer

Geben Sie hier die Kundennummer ein, die Sie bei diesem Lieferanten haben.

 

Erstellungs-, Änderungsdatum

Diese Felder befinden sich auf dem dritten Blatt der Karteikarte. Beim Anlegen der Karteikarte wird das Erstellungsdatum automatisch eingetragen. Bei jedem Abspeichern dieser Karteikarte wird das Änderungsdatum neu gesetzt. So haben Sie immer die Übersicht, ob dieser Datensatz noch aktuell ist oder nicht.

 

Freie Felder 1-10

Auf dem dritten Blatt der Karteikarte sind zehn Textfelder zur freien Verwendung. Die Felder 1-9 können jeweils 80 Zeichen aufnehmen. Das zehnte Feld kann bis zu 32.000 Zeichen Text speichern.

Verkauf

Auf dem vierten Blatt der Karteikarte werden alle Verkäufe zu dieser Person oder Firma aufgelistet.

Einkauf

Auf dem fünften und letzten Blatt der Karteikarte werden alle Artikel aufgelistet, die Sie bei diesem Lieferanten erworben haben. Diese Liste dient nur der Ansicht, Eingaben zum Einkauf werden auf der Warenkarteikarte getätigt.

 

Lieferantenmenü

Häufig benutzte Lieferanten lassen sich zur schnellen Eingabe in einem Klappmenü für die Warenkarteikarte zusammen fassen.

Markieren Sie die gewünschten Lieferanten hier auf der Karteikartenseite "Einkauf" durch das Ankreuzfeld "Lieferantenmenü". Das Menü auf der Warenkarteikarte wird neu generiert, wenn Sie die Warenkartei neu öffnen.

 

Menüpunkte

Alle Menüpunkte des Bereichs Adressen werden im Abschnitt 4 "Menüleiste" beschrieben.

 

Textimport

Der Textimport und Textexport der Adressdaten kann als Textdatei TAB-RETURN getrennter Text mit den folgenden Spalten erfolgen:

Kurzname

Kundennummer

Firma

Firma2

Name

Vorname

Straße

PLZ

Ort

Briefanrede

Anrede

Tel1Bez

Tel1

Tel2Bez

Tel2

Tel3Bez

Tel3

Tel4Bez

Tel4

Tel5Bez

Tel5

Fax1

Fax2

eMail

Website

Geburtsdatum

Kunde

Lieferant

Merkmale

Bemerkungen

abweichende Lieferanschrift

Bankverbindung

Kontoinhaber

Kto

BLZ

IBAN

BIC

Unsere Kundennummer

Zahlungsmodalitäten

Freies Feld1 - 10